Dos juzgados en lo Criminal y Correccional Federal comienzan desde este jueves a citar por medio de correo electrónico a detenidos en el Servicio Penitenciario Federal, mecanismo que permite acelerar los trámites de las causas y ahorrar materiales y tiempo al personal.

El proyecto es impulsado por la Comisión Nacional de Gestión Judicial, que encabeza el presidente de la Corte Suprema, Ricardo Lorenzetti, y está integrada por jueces de todo el país.

Se trata de los juzgados de primera instancia números 2 y 8, a cargo del juez subrogante Marcelo Martínez de Giorgi.

Esas dependencias se suman a los cinco juzgados de Instrucción de la Justicia Nacional en lo Criminal y Correccional (números 14, 17, 19, 20 y 26), que desde el año pasado utilizan el sistema de comunicaciones vía mail con institutos carcelarios para requerir la comparecencia de detenidos.

En cuanto a la ventaja de reducción de los tiempos que acarrean las citaciones, si se realizan por correo electrónico éstas son instantáneas (sólo tarda el tiempo de envío del mail), mientras que con el sistema tradicional se estima que puede demorar hasta media hora cada comunicación al Servicio Penitenciario, por el largo recorrido que se debe hacer desde que se proyecta la citación hasta que es recibida y diligenciada por el instituto.

En tanto, el sistema de comunicaciones online también trae consigo el beneficio de reducción en los costos de los materiales de trabajo (por ejemplo: papel y llamadas telefónicas) y del tiempo que los recursos humanos destinan, pudiendo ahora abocarse a otras tareas relacionadas con la actividad judicial.

El antes y el ahora

Sin uso de correo electrónico.
-         El operador proyecta la citación y envía para su firma tanto el expediente como el original del despacho y su copia.
-         Una vez que fue firmado el proyecto, se distribuye la firma.
-         Un operador toma las citaciones y las adelanta vía fax a las unidades penitenciarias de destino (con los habituales problemas de  error en el pabellón de alojamiento y distancia entre sectores, carencia de líneas telefónica, abonado de destino ocupado, llamada no respondida, carencia en la unidad de detención de fax o de papel para su impresión, etc.).
-         Una vez enviado el fax el operador confirma si fue recibido de manera correcta y quién lo recibió. Esta situación es problemática puesto que, por lo general, luego del envío del fax la comunicación se interrumpe y es necesario cumplir con el paso precedente.
-         Luego de confirmar la recepción correcta y la identidad de quien lo recibió, se completa un formulario de la secretaría para el seguimiento de la citación.
-         El documento es entregado al personal penitenciario para su diligenciamiento.
-         Esta mecánica insume, por lo general, no menos de treinta minutos por citación.
-         A fin de verificar los resultados de la diligencia o de determinar los motivos por los que no se ha recibido contestación alguna o no ha comparecido el detenido, se repite el procedimiento. Esto implica, por lo menos, otros cinco minutos de demora puesto que el funcionario penitenciario requerido debe revisar los registros documentales de unidad penitenciaria.
-         Los resultados se reciben en formato en papel de fax al momento de ser adelantado y como diligencia policial también en papel.
 
Con correo electrónico
-         El operador proyecta la citación, confecciona un “borrador” en la casilla de correo de la secretaría y envía la causa a la firma.
-         Firmado el decreto, se distribuye la firma.
-         Se envían los correos en “borrador” a las direcciones oficiales creadas por el Servicio Penitenciario Federal.
-         Esta mecánica de envía insume menos de un minuto por citación.
-         El seguimiento de la diligencia se realiza por la misma vía e insume menos de un minuto.
-         Los resultados se reciben por la misma vía.